Klokkenluidersregeling

Algemeen
Ingevolge artikel 32 van de Verordening Accountantsorganisaties (VAO) dient Remmerswaal Accountants & Adviseurs te beschikken over een klokkenluidersregeling. Dit is een regeling die waarborgt dat personen (van binnen en van buiten Remmerswaal Accountants & Adviseurs) zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden aan de orde kunnen stellen.

Dit artikel 32 luidt als volgt:

  • Lid 1: De accountantsorganisatie heeft een regeling die waarborgt dat personen van buiten de accountantsorganisatie en bij haar werkzame of aan haar verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de accountantsorganisatie aan de orde kunnen stellen. Deze regeling leidt er toe, dat klachten worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden waarover wordt geklaagd, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen door de accountantsorganisatie.
  • Lid 2: De in het eerste lid bedoelde regeling wordt in elk geval op de website van de accountantsorganisatie geplaatst. In geval een accountantsorganisatie niet over een website beschikt, verspreidt zij deze regeling op een andere wijze binnen de accountantsorganisatie en stuurt zij deze regeling desgevraagd toe aan personen buiten de accountantsorganisatie. De organisatie acht het van belang dat personen van buiten de accountantsorganisatie en bij haar werkzame of aan haar verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de accountantsorganisatie aan de orde kunnen stellen.

Artikel 1 Definities
In deze klokkenluidersregeling worden de volgende definities gehanteerd:

  • Remmerswaal Accountants & Adviseurs: Alle besloten vennootschappen die tot het samenwerkingsverband van de Remmerswaal Accountants & Adviseurs behoren.
  • Melder: Degene die, al dan niet in dienst van de Remmerswaal-organisatie, een melding doet als bedoeld in deze klokkenluidersregeling.
  • Vertrouwenspersoon: de officemanager van Remmerswaal Accountants & Adviseurs.
  • Vermoeden van een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot Remmerswaal Accountants & Adviseurs, in verband met:
    • een strafbaar feit of handelingen die leiden tot een strafbaar feit;
    • een (dreigende) schending van wet- of regelgeving;
    • een (dreiging van) bewust onjuist informeren;
    • een (dreigende) schending van binnen de organisatie geldende (gedrags-)regels;
    • een (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;
    • alle verdere situaties, die naar mening van de melder, voor melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen.

Artikel 2 Procedure

  • Indien er sprake is van een vermoeden van een misstand, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de vertrouwenspersoon.
  • De melding aan de vertrouwenspersoon vindt uitsluitend plaats via brief en /of e-mail. De juiste adressering hiervoor is: Remmerswaal Accountants & Adviseurs, ter attentie van de vertrouwenspersoon, Laan van Hildernisse Noord 4, 4617 AE Bergen op Zoom. Melding per e-mail dient plaats te vinden aan vertrouwenspersoon@remmerswaal.nl.
  • De melding bevat tenminste een dagtekening en een duidelijke omschrijving van de misstand. Tevens bevat de melding de naam en het adres van de melder.
  • De vertrouwenspersoon bevestigt binnen een week, schriftelijk, aan de melder dat de melding in goede orde is ontvangen.
  • De vertrouwenspersoon waarborgt te allen tijde de anonimiteit van de melder, tenzij de melder schriftelijk de vertrouwenspersoon van deze verplichting ontheft. Aan deze anonimiteit kunnen echter wel grenzen worden gesteld door rechtsplichten jegens derden, zoals bijvoorbeeld de plicht om als getuige vragen te beantwoorden, de verplichting om aangifte te doen dan wel incidenten te melden aan toezichthouders.
  • De vertrouwenspersoon stelt de directie van Remmerswaal Accountants & Adviseurs van de melding op de hoogte. Deze zal een onderzoek (laten) starten en eventueel andere noodzakelijke maatregelen (laten) nemen.
  • De vertrouwenspersoon informeert de melder uiterlijk binnen zes weken na ontvangst van de melding over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die genomen zijn. Indien deze termijn door omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de vertrouwenspersoon de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder geïnformeerd wordt over de afhandeling van zijn melding.

Artikel 3 Rechtsbescherming
De directie van Remmerswaal Accountants & Adviseurs garandeert dat de melder die te goeder trouw en volgens onderhavige regeling een vermoeden van misstand meldt, op geen enkele wijze in zijn positie wordt benadeeld.

Artikel 4 Geheimhouding
Alle medewerkers die op enigerlei wijze betrokken zijn bij de behandeling van een melding in de zin van deze regeling, zijn verplicht tot geheimhouding overeenkomstig de binnen ons kantoor geldende regels, met inbegrip van deze regeling. Alle mededelingen die in het kader van de uitvoering van deze regeling worden gedaan, bevatten niet meer informatie dan voor het onderzoek respectievelijk de uitvoering van deze regeling noodzakelijk is. Het voorgaande laat onverlet dat het noodzakelijk kan zijn de feiten die aanleiding hebben gegeven tot de melding, mee te delen aan bevoegde autoriteiten op grond van een wettelijke verplichting tot melding.

Artikel 5 Werking en publicatie
Deze regeling is per 1 september 2008 in werking getreden. Deze regeling is voor iedere persoon die valt onder de werkingssfeer van de arbeidsvoorwaarden van Remmerswaal Accountants & Adviseurs tevens opgenomen in het personeelshandboek, te vinden op het besloten ledengedeelte van deze website.

Artikel 6 Toepasselijk Recht en Rechtsgevolg
Op deze regeling is Nederlands recht van toepassing. Het indienen van een klacht en de behandeling daarvan heeft geen gevolg voor de opschortende of schorsende werking voor verjarings- en/of vervaltermijnen.

Artikel 7 Bewaarplicht
Het meldingsdossier wordt gedurende tenminste zeven jaren door de vertrouwenspersoon, onder verantwoordelijkheid van de directie van Remmerswaal Accountants & Adviseurs, bewaard. Dossiers worden na afloop van de bewaartermijn vernietigd. Zie tevens de op deze site aanwezige klachtenregeling.